Was wir konkret bauen.
Sechzehn Automatisierungen, die im Mittelstand immer wieder gebraucht werden. Jede mit dem, was sie braucht, und mit dem, was sie nicht kann.
Wie das hier zu lesen ist
Andere Anbieter schreiben über hundert Anwendungen auf die Seite und zeigen acht. Wir kennzeichnen stattdessen jeden Baustein damit, wie weit er bei uns wirklich ist.
- Läuft bei uns
- Dieser Baustein läuft produktiv in unserem eigenen Betrieb. Aktuell trifft das auf 3 von 16 Bausteinen zu, alle aus unserer eigenen Akquise.
- Muster
- Bekanntes Ablaufmuster aus der Praxis, in dieser Form noch nicht von uns gebaut. Der Ablauf steht, die Umsetzung richtet sich nach euren Systemen.
Kundenprojekte stehen hier erst, wenn eine Freigabe vorliegt.
Fünf Bereiche, ein Prinzip.
Wir fangen beim Ablauf an, nicht beim Werkzeug. Was sich mit einer sauberen Regel lösen lässt, lösen wir so. Ein Sprachmodell kommt dort dazu, wo es wirklich besser ist als eine Regel.
Leadliste aus Kartendiensten
Jeden Morgen liegt eine geprüfte Liste von Betrieben im CRM, ohne dass jemand gesucht hat.
- Rein
- Branchen und Orte, die für euch infrage kommen
- Raus
- Qualifizierte Leads im CRM, alles andere sauber archiviert
Personalisierter Erstkontakt
Lead auf eine Stufe ziehen, ein paar Minuten später liegt der fertige Entwurf im Postfach.
- Rein
- Ein Lead im CRM, auf die Stufe Anschreiben gezogen
- Raus
- Ein fertiger, personalisierter Entwurf im eigenen Postfach
Nachfassen ohne Nachdenken
Die Sequenz zieht Leads selbst weiter und legt dir morgens nur noch die Anrufliste hin.
- Rein
- Ein versendetes Anschreiben
- Raus
- Anrufliste mit Aufhänger, Nachfassmails, saubere Stufen im CRM
Posteingang sortieren
Nachrichten werden gelesen, eingeordnet und landen beim Richtigen statt in einem Sammelpostfach.
- Rein
- Das Sammelpostfach, info@ oder buchhaltung@
- Raus
- Sortierte Vorgänge, zugewiesen und mit Dringlichkeit
Rechnungseingang prüfen
Beleg kommt rein, Daten werden ausgelesen, geprüft und übergeben. Abweichungen gehen an einen Menschen.
- Rein
- Rechnungen als PDF, per Mail oder aus dem Portal
- Raus
- Geprüfte, kontierte Belege in der Buchhaltung
Verträge und Lizenzen abgleichen
Mengen aus den Anbieterportalen gegen die Verträge im ERP, monatlich statt nie.
- Rein
- Auswertungen aus den Anbieterportalen
- Raus
- Abweichungsliste und angepasste Positionen im ERP
Wochenreport ohne Excel-Abend
Zahlen aus allen Quellen, montags um sieben ein fertiges Blatt, ohne dass jemand Tabellen zusammenzieht.
- Rein
- Die Systeme, in denen die Zahlen ohnehin schon liegen
- Raus
- Ein fertiger Bericht, zur festen Zeit am festen Ort
Angebot aus der Anfrage
Aus einer Anfrage wird ein Entwurf mit euren Preisen und eurem Wording, den nur noch jemand freigibt.
- Rein
- Anfrage per Mail, Formular oder Telefonnotiz
- Raus
- Angebotsentwurf im System, bereit zur Freigabe
Auftrags- und Leistungserfassung
Formular statt Zettel. Was draußen erfasst wird, landet direkt da, wo abgerechnet wird.
- Rein
- Erfassung durch Monteur, Techniker oder Innendienst
- Raus
- Vollständiger Vorgang im System, abrechenbar
Terminplanung ohne Hin und Her
Anfrage, Verfügbarkeit, Bestätigung, Erinnerung. Ohne dass jemand dazwischensitzt.
- Rein
- Terminwunsch aus Mail, Telefon oder Formular
- Raus
- Bestätigter Termin im Kalender, mit Erinnerung
Dokumenteneingang klassifizieren
Eingehende Unterlagen werden erkannt, einsortiert und mit Frist versehen.
- Rein
- Post, Mailanhänge, Portaldownloads
- Raus
- Abgelegte Dokumente mit Typ, Zuordnung und Frist
Wissen mit Quelle beantworten
Antworten aus euren eigenen Unterlagen, mit Fundstelle statt frei formuliert.
- Rein
- Eure Handbücher, Richtlinien, Protokolle, Angebote
- Raus
- Antwort mit Quellenangabe, im Werkzeug eurer Wahl
Gespräch zu Protokoll und Aufgaben
Aus einer Aufzeichnung werden Protokoll und Aufgaben, ohne Nacharbeit am Abend.
- Rein
- Aufzeichnung oder Mitschrift eines Termins
- Raus
- Protokoll und Aufgaben, verteilt und zugewiesen
CRM und ERP verbinden
Kundendaten stehen einmal, nicht dreimal. Mit einer klaren Regel, wer gewinnt.
- Rein
- Zwei Systeme mit demselben Kunden in zwei Versionen
- Raus
- Ein Datenstand, nachvollziehbar abgeglichen
Telefonie am CRM
Anruf raus per Klick, Anruf rein mit der Kundenakte schon auf dem Schirm.
- Rein
- Eingehende und ausgehende Anrufe
- Raus
- Kontext beim Abheben, Notiz am Vorgang
Ablage nach Regeln
Dateien landen in der richtigen Struktur, statt im Downloads-Ordner von jemandem.
- Rein
- Anhänge, Exporte, Scans, Downloads
- Raus
- Benannte Dateien am richtigen Ort, für alle auffindbar
Wo die Zeit im Betrieb liegen bleibt.
- Vertrieb und Akquise
- Vom ersten Kontakt bis zum Termin, ohne dass jemand Listen pflegt.
- Büro und Verwaltung
- Die Arbeit, die jeden Monat gleich aussieht und trotzdem jeden Monat gemacht wird.
- Angebot und Auftrag
- Der Weg von der Anfrage zur Rechnung, ohne Medienbruch dazwischen.
- Dokumente und Wissen
- Alles, was als Text hereinkommt und heute von Hand gelesen wird.
- Systeme verbinden
- Die Lücken zwischen Programmen, die einzeln gut funktionieren.
Welcher dieser Abläufe kostet euch jede Woche Zeit?
Dreißig Minuten, ohne Kosten. Danach weißt du, ob es sich rechnet.