10 · Angebot und Auftrag
Terminplanung ohne Hin und Her
Anfrage, Verfügbarkeit, Bestätigung, Erinnerung. Ohne dass jemand dazwischensitzt.
Muster
Bekanntes Ablaufmuster aus der Praxis, in dieser Form noch nicht von uns gebaut.
Drei Mails für einen Termin sind normal geworden. Bei zwanzig Terminen in der Woche ist das ein halber Arbeitstag, den niemand als Aufwand verbucht.
- Rein
- Terminwunsch aus Mail, Telefon oder Formular
- Raus
- Bestätigter Termin im Kalender, mit Erinnerung
- Aufwand
- 2 bis 4 Wochen
Womit
- Microsoft 365
- n8n
- CRM
Wie der Baustein arbeitet.
- 01
Wunsch aufnehmen
Aus Anfrage oder Notiz werden Anliegen, Dauer und Ort.
- 02
Slots vorschlagen
Vorgeschlagen wird nur, was mit Fahrzeit, Rüstzeit und Qualifikation zusammenpasst.
- 03
Bestätigen
Bestätigung raus, Kalender gefüllt, Vorgang im CRM aktualisiert.
- 04
Erinnern
Erinnerung vorher, Nachfrage danach. Beides senkt Ausfälle spürbar.
Was es braucht
- Kalender mit gepflegter Verfügbarkeit
- Regeln zu Fahrzeit, Puffer und Qualifikation
- Ein Kanal für die Bestätigung
Was es nicht kann
- Disposition mit vielen Randbedingungen bleibt eine Planungsaufgabe, nicht nur eine Terminfrage.
- Wenn Kalender nicht gepflegt sind, schlägt der Ablauf Unsinn vor.
- Umplanen bei Ausfall bleibt in der ersten Ausbaustufe Handarbeit.
Läuft das bei euch heute von Hand?
Dreißig Minuten, ohne Kosten. Danach weißt du, ob es sich rechnet.