04 · Büro und Verwaltung

Posteingang sortieren

Nachrichten werden gelesen, eingeordnet und landen beim Richtigen statt in einem Sammelpostfach.

Muster

Bekanntes Ablaufmuster aus der Praxis, in dieser Form noch nicht von uns gebaut.

Ein Sammelpostfach ist eine Warteschlange ohne Regeln. Jeder schaut rein, keiner ist zuständig, und die wirklich dringende Nachricht liegt zwischen zwei Newslettern.

Rein: Das Sammelpostfach, info@ oder buchhaltung@
Raus: Sortierte Vorgänge, zugewiesen und mit Dringlichkeit
Aufwand: 2 bis 4 Wochen

Womit

Microsoft 365
n8n
OpenAI

Wie der Baustein arbeitet.

01
Lesen
Jede eingehende Nachricht wird nach Anliegen eingeordnet: Anfrage, Reklamation, Rechnung, Bewerbung, Werbung.
02
Zuordnen
Anliegen und Absender bestimmen, wer zuständig ist. Bekannte Kunden werden am Absender erkannt.
03
Dringlichkeit setzen
Was eine Frist enthält oder nach Ärger klingt, wird hochgezogen. Der Rest wartet.
04
Ablegen oder eskalieren
Ordner, Kategorie oder Ticket, je nachdem womit ihr arbeitet. Unklares geht an einen Menschen statt in eine Schublade.

Was es braucht

Zugriff auf das Postfach
Eine Zuständigkeitsliste, die auch wirklich stimmt
Eine Entscheidung, was bei Unsicherheit passiert

Was es nicht kann

Antworten schreibt der Ablauf nicht von allein, er sortiert.
Bei mehrdeutigen Nachrichten liegt die Trefferquote nie bei hundert Prozent, deshalb gibt es den Weg für Unklares.
Ohne gepflegte Zuständigkeiten sortiert die beste Automatisierung ins Leere.

Passt dazu