Dokumenteneingang klassifizieren
Eingehende Unterlagen werden erkannt, einsortiert und mit Frist versehen.
Bekanntes Ablaufmuster aus der Praxis, in dieser Form noch nicht von uns gebaut.
In Kanzleien, Verwaltungen und technischen Büros entscheidet nicht der Inhalt eines Dokuments über den Aufwand, sondern die Frage, was für ein Dokument es überhaupt ist und zu welchem Vorgang es gehört.
- Rein
- Post, Mailanhänge, Portaldownloads
- Raus
- Abgelegte Dokumente mit Typ, Zuordnung und Frist
- Aufwand
- 4 bis 8 Wochen
Womit
- n8n
- OpenAI
- SharePoint
- Supabase
Wie der Baustein arbeitet.
- 01
Einlesen
Scans und Dateien werden lesbar gemacht, auch mehrseitig und schief eingescannt.
- 02
Einordnen
Dokumenttyp erkennen, Aktenzeichen oder Vorgangsnummer finden, Absender bestimmen.
- 03
Fristen ziehen
Enthält das Dokument eine Frist, wird sie erfasst und im Kalender oder System hinterlegt.
- 04
Ablegen
Ablage nach eurer Systematik. Was nicht sicher zugeordnet werden kann, geht auf einen Prüfstapel statt irgendwohin.
Was es braucht
- Eine Ablagesystematik, die verbindlich ist
- Beispieldokumente je Typ für die Einrichtung
- Eine Person, die den Prüfstapel abarbeitet
Was es nicht kann
- Fristen werden erfasst, nicht rechtlich bewertet.
- Seltene Dokumenttypen brauchen Beispiele, sonst raten sie sich nicht zusammen.
- Bei sensiblen Unterlagen entscheidet der Datenschutz über die Architektur, nicht die Bequemlichkeit.
Läuft das bei euch heute von Hand?
Dreißig Minuten, ohne Kosten. Danach weißt du, ob es sich rechnet.