13 · Dokumente und Wissen

Gespräch zu Protokoll und Aufgaben

Aus einer Aufzeichnung werden Protokoll und Aufgaben, ohne Nacharbeit am Abend.

Muster

Bekanntes Ablaufmuster aus der Praxis, in dieser Form noch nicht von uns gebaut.

Das Protokoll schreibt der, der ohnehin am meisten geredet hat, und zwar abends. Deshalb gibt es oft keins, und die Hälfte der Zusagen verschwindet.

Womit

Wie der Baustein arbeitet.

01
Aufzeichnen
Mit Zustimmung aller Beteiligten. Ohne diese Zustimmung fängt der Ablauf gar nicht erst an.
02
Zusammenfassen
Entscheidungen, offene Punkte und Zusagen, getrennt vom Rest des Gesprächs.
03
Aufgaben ziehen
Wer macht was bis wann. Ohne Termin ist es keine Aufgabe, sondern eine Absichtserklärung.
04
Verteilen
Protokoll an die Runde, Aufgaben ins System, in dem sie auch nachgehalten werden.

Was es braucht

Was es nicht kann

Ohne Einwilligung aller Beteiligten wird nicht aufgezeichnet, auch nicht ausnahmsweise.
Aus einem unstrukturierten Gespräch wird kein strukturiertes Ergebnis, nur eine ehrliche Zusammenfassung.
Zusagen erkennt der Ablauf, durchsetzen muss sie ein Mensch.

Passt dazu