Rechnungseingang prüfen
Beleg kommt rein, Daten werden ausgelesen, geprüft und übergeben. Abweichungen gehen an einen Menschen.
Bekanntes Ablaufmuster aus der Praxis, in dieser Form noch nicht von uns gebaut.
Rechnungen abtippen ist die Arbeit, die am längsten überlebt hat, obwohl sie niemand verteidigt. Der Aufwand steckt weniger im Tippen als im Vergleichen mit der Bestellung.
- Rein
- Rechnungen als PDF, per Mail oder aus dem Portal
- Raus
- Geprüfte, kontierte Belege in der Buchhaltung
- Aufwand
- 3 bis 6 Wochen
Womit
- n8n
- OpenAI
- DATEV
- Microsoft 365
Wie der Baustein arbeitet.
- 01
Einsammeln
Belege aus Postfach, Ordner oder Portal an einer Stelle zusammenführen.
- 02
Auslesen
Lieferant, Nummer, Datum, Betrag, Steuersatz und Positionen werden ausgelesen, auch bei schlechten Scans.
- 03
Prüfen
Abgleich gegen Bestellung oder Vertrag. Stimmen Menge und Preis, läuft es durch, sonst nicht.
- 04
Übergeben
Kontiert an die Buchhaltung. Was abweicht, geht mit Begründung an die zuständige Person.
Was es braucht
- Ein sauberer Lieferantenstamm
- Bestell- oder Vertragsdaten, gegen die geprüft werden kann
- Eine Schnittstelle in die Buchhaltung oder einen definierten Importweg
Was es nicht kann
- Freigaben bleiben beim Menschen. Automatisch zahlen lassen wir nichts.
- Ohne Bestelldaten kann nur formal geprüft werden, nicht inhaltlich.
- Handschriftliche Vermerke auf Belegen bleiben ein Fall für Augen.
Läuft das bei euch heute von Hand?
Dreißig Minuten, ohne Kosten. Danach weißt du, ob es sich rechnet.