16 · Systeme verbinden

Ablage nach Regeln

Dateien landen in der richtigen Struktur, statt im Downloads-Ordner von jemandem.

Muster

Bekanntes Ablaufmuster aus der Praxis, in dieser Form noch nicht von uns gebaut.

Jeder Betrieb hat eine Ablagestruktur, und jeder Betrieb hat daneben die echte Ablage: Downloads, Desktop, Postfach. Die Suche danach ist die stillste Zeitverschwendung überhaupt.

Rein: Anhänge, Exporte, Scans, Downloads
Raus: Benannte Dateien am richtigen Ort, für alle auffindbar
Aufwand: 1 bis 3 Wochen

Womit

SharePoint
n8n
Microsoft 365

Wie der Baustein arbeitet.

01
Einsammeln
Anhänge und Exporte werden an der Quelle abgegriffen, nicht nachträglich eingesammelt.
02
Benennen
Ein Namensschema, das für alle gilt: Datum, Vorgang, Typ. Ohne Schema keine Wiederauffindbarkeit.
03
Einsortieren
Ablage nach Kunde, Projekt oder Jahr, so wie ihr es ohnehin denkt.
04
Doppeltes erkennen
Gleiche Datei zweimal ist ein Fund, keine zweite Wahrheit.

Was es braucht

Eine Ablagestruktur, auf die sich alle einigen
Rechte auf den Zielordnern
Ein Namensschema, das auch in einem Jahr noch trägt

Was es nicht kann

Eine automatische Ablage räumt keine gewachsene Unordnung auf, das ist ein eigenes Projekt.
Ohne verbindliche Struktur verschiebt der Ablauf das Chaos nur.
Dateien ohne erkennbaren Bezug landen im Prüfordner.

Passt dazu