Nicht jeder Prozess braucht KI
Woran man vor dem Projekt erkennt, ob ein Ablauf ein Sprachmodell braucht oder nur eine saubere Regel.
Der teuerste Satz in Automatisierungsprojekten lautet: Da machen wir einen KI-Agenten hin. Er klingt nach Fortschritt und führt oft zu einem Ablauf, der teurer im Betrieb, schwerer zu prüfen und unzuverlässiger ist als die Regel, die es auch getan hätte.
Die Frage vor der Werkzeugwahl
Ein Sprachmodell ist gut in genau einer Sache: unstrukturierten Input verstehen. Text, Dokumente, Freitext, Gesprochenes. Alles, was kein Formular ausgefüllt hat, bevor es bei euch ankam.
Alles andere kann es auch, aber schlechter als die Alternative. Rechnen, vergleichen, Fristen zählen, Datensätze abgleichen: dafür gibt es Regeln, die exakt sind, nichts kosten und sich in fünf Jahren noch genauso verhalten wie heute.
Die nützliche Frage vor jedem Projekt ist deshalb nicht, wo man KI einsetzen könnte, sondern: kommt an dieser Stelle etwas herein, das ein Mensch lesen und einordnen müsste. Wenn ja, lohnt sich ein Modell. Wenn nein, ist es Dekoration mit laufenden Kosten.
Drei Merkmale, die für ein Modell sprechen
Erstens: der Input ist jedes Mal anders formuliert. Zwanzig Lieferanten schreiben zwanzig verschiedene Rechnungen, und keine Regel deckt alle ab.
Zweitens: die Entscheidung ist eine Einordnung, keine Berechnung. Worum geht es in dieser Nachricht, zu welchem Vorgang gehört dieses Dokument, ist das eine Reklamation oder eine Anfrage.
Drittens: ein Fehler ist korrigierbar, weil ein Mensch drüberschaut, bevor etwas nach draußen geht. Ein Entwurf im Postfach ist ein guter Einsatzort. Eine Zahlung ohne Freigabe ist es nicht.
Woran man merkt, dass es keine ist
Wenn die Antwort auf jede Rückfrage lautet, das müsse man dem Modell eben genauer sagen, dann beschreibt ihr gerade eine Regel. Schreibt sie als Regel.
Wenn das Ergebnis exakt sein muss und nicht plausibel, gehört die Stelle nicht dem Modell. Plausibel ist bei Beträgen kein Qualitätsmerkmal.
Und wenn niemand sagen kann, woran man erkennt, dass die Ausgabe richtig war, ist das Projekt noch nicht reif für ein Werkzeug, egal für welches.
Automatisierung, die Arbeit nur verschiebt
Es gibt einen zweiten Fehler, der seltener besprochen wird als der erste. Ein Ablauf wird automatisiert, und die Arbeit verschwindet nicht, sie wandert nur an eine andere Stelle.
In einem Ticketsystem, mit dem ich täglich arbeite, gehen automatisch Tickets auf, die niemand braucht. Sie müssen trotzdem geöffnet, gelesen und geschlossen werden. Das sind pro Woche ein paar Minuten für eine Tätigkeit, die vorher gar nicht existiert hat. Die Automatisierung funktioniert einwandfrei. Sie erzeugt nur Arbeit statt welche abzunehmen.
Deshalb steht bei uns das Rechnen vor dem Bauen. Nicht die Frage, ob sich etwas automatisieren lässt, sondern was danach an Handarbeit übrig bleibt und wer sie macht.
Kurz gesagt
Erst den Ablauf verstehen, dann das Werkzeug wählen. Ein Sprachmodell da, wo gelesen und eingeordnet werden muss. Eine Regel überall sonst.
Welcher Ablauf kostet euch jede Woche Zeit?
Dreißig Minuten, ohne Kosten. Danach weißt du, ob es sich rechnet.